Quản lý thống nhất, bảo đảm an toàn và khai thác hiệu quả Hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ Nông nghiệp và Môi trường

Từ quản lý hồ sơ điện tử đến quản trị toàn bộ vòng đời tài liệu

Điểm cốt lõi của Quy chế là xác lập phương thức quản lý tập trung, thống nhất toàn bộ vòng đời của hồ sơ, tài liệu điện tử. Theo đó, Hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ không đơn thuần là nơi “cất giữ” các tệp tài liệu sau khi công việc hoàn thành, mà là một hệ thống thông tin bao gồm nền tảng phần mềm, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật, tài khoản truy cập, các chức năng nghiệp vụ và dịch vụ kỹ thuật phục vụ quản lý, bảo quản, xác thực và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số. Hệ thống có địa chỉ truy cập tại https://e-archive.mae.gov.vn; kho lưu trữ số phải bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng tiếp cận, khai thác liên tục trong suốt thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu. 

Cách tiếp cận này làm thay đổi đáng kể cách nhìn về công tác lưu trữ trong môi trường số. Một hồ sơ điện tử không chỉ được đánh giá ở việc có đầy đủ các văn bản hay không mà còn phải bảo đảm nguồn gốc, tính toàn vẹn, khả năng xác thực, dữ liệu đặc tả và khả năng truy xuất trong suốt quá trình quản lý. Quy chế định nghĩa dữ liệu đặc tả là các thông tin mô tả phông lưu trữ, hồ sơ, tài liệu, bao gồm mã định danh, tiêu đề, thời gian, cơ quan tạo lập, thời hạn lưu trữ, mức độ tiếp cận, tình trạng tài liệu, thông tin ký số, thông tin xác thực và các trường thông tin khác phục vụ quá trình tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu. Đồng thời, hồ sơ điện tử được tổ chức thành các gói dữ liệu theo cấu trúc chuẩn, trong đó SIP là gói tin nộp lưu và AIP là gói tin lưu trữ được hình thành sau khi hồ sơ, tài liệu và dữ liệu liên quan được tiếp nhận vào hệ thống. 

Như vậy, yêu cầu đặt ra không chỉ là số hóa tài liệu mà quan trọng hơn là chuẩn hóa dữ liệu và chuẩn hóa quy trình quản lý tài liệu số. Hồ sơ phải được hình thành đúng trong quá trình giải quyết công việc, được hoàn thiện trước khi nộp lưu, được kiểm tra về cấu trúc và tính xác thực, được quản lý tập trung và có khả năng truy xuất trong tương lai. Đây là nền tảng để tài liệu điện tử thực sự trở thành nguồn dữ liệu phục vụ quản lý nhà nước, thay vì chỉ là những tệp tin được lưu trữ phân tán trên máy tính cá nhân, hệ thống quản lý văn bản hoặc các thiết bị lưu trữ khác nhau.

Quy chế đồng thời phân định rõ trách nhiệm giữa vận hành kỹ thuật và quản lý nghiệp vụ. Cục Chuyển đổi số chủ trì quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, nền tảng phần mềm, cơ sở dữ liệu, tài khoản, kết nối, sao lưu, phục hồi dữ liệu và bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng; Văn phòng Bộ chủ trì quản lý, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, lập hồ sơ, nộp lưu, tiếp nhận, bảo quản, khai thác và tiêu hủy; các cơ quan, đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm đối với hồ sơ, tài liệu và hoạt động thuộc phạm vi được giao. 

Sự phân định này có ý nghĩa quan trọng bởi quản trị lưu trữ số chỉ có thể vận hành hiệu quả khi trách nhiệm về “dữ liệu là gì” và “dữ liệu được vận hành như thế nào” được phối hợp nhưng không bị trộn lẫn. Đơn vị chuyên môn chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác và giá trị của hồ sơ; cơ quan quản lý nghiệp vụ chịu trách nhiệm về quy trình lưu trữ; cơ quan công nghệ chịu trách nhiệm về nền tảng, hạ tầng, kết nối và bảo đảm an toàn kỹ thuật.

Lập hồ sơ phải bắt đầu từ quá trình giải quyết công việc

Một trong những vấn đề quan trọng được Quy chế đặt ra là trách nhiệm lập hồ sơ không được đẩy về cuối quy trình. Các đơn vị thuộc Bộ hằng năm phải xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ; chỉ đạo công chức, viên chức lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc và giao nộp vào lưu trữ hiện hành; đồng thời thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử đúng thời hạn và quy định. Hồ sơ nộp lưu phải được tạo lập đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; đầy đủ thành phần hồ sơ, dữ liệu đặc tả và thông tin nhận dạng; tuân thủ cấu trúc dữ liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật; bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập và được xác thực bằng chữ ký số theo quy định. 

Quy định này đặt ra yêu cầu hình thành một nền nếp lập hồ sơ ngay trong quá trình xử lý công việc. Người lập hồ sơ phải rà soát toàn bộ văn bản, tài liệu; loại bỏ bản trùng lặp, bản nháp; xác định thời hạn bảo quản; hoàn thiện tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ; kết thúc hồ sơ để thực hiện nộp lưu. Sau đó, lưu trữ hiện hành kiểm tra, tiếp nhận và cập nhật đầy đủ dữ liệu đặc tả trước khi trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền phê duyệt để chính thức đưa hồ sơ vào kho lưu trữ tập trung. 

Điều này cũng đồng nghĩa với việc chất lượng của hệ thống lưu trữ điện tử phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của hồ sơ ngay từ nơi phát sinh. Nếu hồ sơ không được lập đầy đủ, dữ liệu đặc tả không được cập nhật, tài liệu không được xác thực hoặc các thành phần hồ sơ bị phân tán thì công nghệ lưu trữ ở phía sau cũng không thể tự khắc phục được những thiếu hụt về nghiệp vụ. Vì vậy, chuyển đổi số trong lưu trữ trước hết phải bắt đầu từ thay đổi phương thức hình thành và quản lý hồ sơ.

Quy chế cũng quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị đối với hồ sơ giao nộp. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải chỉ đạo, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử đầy đủ, đúng thời hạn và đúng lộ trình; đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của hồ sơ, tài liệu giao nộp. Cá nhân phải lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc, giao nộp đúng thời hạn, bảo đảm chất lượng dữ liệu và chỉ khai thác tài liệu trong phạm vi mục đích công vụ, thẩm quyền được cấp

Quản lý tập trung nhưng phải bảo đảm khả năng kết nối, liên thông

Một vấn đề lớn khác của Quy chế là xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử theo hướng tập trung nhưng không biệt lập. Hệ thống được cài đặt, quản lý và vận hành tập trung trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm dữ liệu Bộ, đồng thời phải có khả năng mở rộng, đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài. Đáng chú ý, Quy chế yêu cầu hệ thống phải kết nối, tích hợp phù hợp với Kiến trúc Chính phủ số của Bộ, ưu tiên liên thông với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của Bộ. 

Điều này cho thấy Hệ thống lưu trữ điện tử được đặt trong tổng thể kiến trúc số của Bộ, thay vì được xây dựng như một hệ thống độc lập. Khi các hệ thống thông tin ngày càng tạo ra lượng dữ liệu lớn, yêu cầu đặt ra là dữ liệu sau khi được hình thành và xử lý phải có khả năng chuyển giao, lưu trữ, tìm kiếm và khai thác theo những chuẩn thống nhất. Khả năng liên thông vì thế trở thành một điều kiện quan trọng để tránh hình thành các “kho dữ liệu” riêng lẻ, khó kết nối và khó khai thác.

Quy chế cũng yêu cầu kho lưu trữ điện tử phải cấp mã định danh cho phông, hồ sơ và tài liệu; cập nhật đầy đủ dữ liệu đặc tả; kiểm tra tính toàn vẹn; hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu, thống kê; quản lý thời hạn lưu trữ và phân quyền tiếp cận; đồng thời ghi nhật ký truy cập, khai thác và thay đổi trạng thái hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ đã được tiếp nhận chính thức vào kho không được tự ý sửa đổi, thay thế, xóa, di chuyển hoặc chia sẻ ngoài phạm vi thẩm quyền. 

Như vậy, giá trị của hệ thống không chỉ nằm ở dung lượng lưu trữ mà còn nằm ở khả năng quản trị, truy xuất và kiểm soát toàn bộ quá trình vận động của dữ liệu.

Khai thác tài liệu đi đôi với kiểm soát quyền truy cập

Quản lý tập trung không có nghĩa mọi người đều có quyền tiếp cận mọi tài liệu. Quy chế thiết lập nguyên tắc khai thác theo đúng mục đích công vụ, đúng thẩm quyền và phạm vi được phân quyền, đồng thời tuân thủ các quy định về lưu trữ, an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Người sử dụng được tìm kiếm, tra cứu và khai thác tài liệu trong phạm vi quyền được cấp; trường hợp chưa đủ quyền phải thực hiện yêu cầu cấp quyền bổ sung. 

Cùng với đó, hệ thống phải áp dụng cơ chế kiểm soát truy cập và xác thực người dùng phù hợp với hệ thống thông tin cấp độ 3. Tài khoản được phân quyền theo vị trí việc làm, chức năng, nhiệm vụ và mức độ tiếp cận đối với từng loại tài liệu. Quy chế quy định nhiều nhóm tài khoản, từ tài khoản quản trị hệ thống, quản trị cơ sở dữ liệu, quản trị nghiệp vụ lưu trữ đến tài khoản kiểm tra, tiếp nhận, khai thác, thống kê và giám sát. Khi cán bộ thay đổi vị trí công tác, chuyển công tác, thôi việc hoặc không còn nhu cầu sử dụng, quyền truy cập phải được điều chỉnh, khóa hoặc thu hồi kịp thời.

Một điểm đáng chú ý là mọi hoạt động quan trọng trên hệ thống đều phải để lại dấu vết điện tử. Hệ thống phải tự động ghi nhật ký đối với hoạt động đăng nhập, tiếp nhận hoặc từ chối hồ sơ, tra cứu, khai thác, tải xuống, in, sao chép tài liệu, cấp hoặc thay đổi quyền truy cập, sao lưu, phục hồi, chuyển đổi định dạng, cấp bản sao, tiêu hủy hồ sơ và các sự cố an toàn thông tin. Nhật ký vận hành thông thường phải được lưu tối thiểu 24 tháng; nhật ký liên quan đến sự cố an toàn thông tin nghiêm trọng hoặc truy cập trái thẩm quyền phải được lưu tối thiểu 60 tháng. 

Cùng với kiểm soát truy cập là yêu cầu bảo vệ dữ liệu. Quy chế yêu cầu dữ liệu lưu trữ điện tử phải được bảo vệ trước nguy cơ truy cập trái phép, mất mát, rò rỉ, sai lệch, hư hỏng, mã hóa hoặc phá hoại; dữ liệu trao đổi giữa hệ thống lưu trữ điện tử với các hệ thống liên quan phải được kiểm soát, xác thực và bảo đảm an toàn đường truyền. Việc sử dụng thiết bị, phần mềm hoặc dịch vụ lưu trữ bên ngoài để lưu giữ, sao chép hoặc truyền tải tài liệu của Bộ khi chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt cũng không được phép. 

An toàn thông tin phải được thiết kế xuyên suốt vòng đời hệ thống

Quy chế dành một chương riêng cho bảo đảm an toàn thông tin mạng và an ninh mạng, trong đó yêu cầu Hệ thống lưu trữ điện tử phải được bảo đảm an toàn theo cấp độ 3 thường xuyên, liên tục và đáp ứng các quy chuẩn kỹ thuật có liên quan. An toàn thông tin phải được thực hiện đồng bộ từ thiết kế, xây dựng, vận hành, khai thác đến nâng cấp, mở rộng, kết nối và chia sẻ dữ liệu. 

Đây là cách tiếp cận quan trọng trong bối cảnh hồ sơ lưu trữ điện tử chứa những thông tin có giá trị lâu dài. Một sự cố không chỉ có thể gây gián đoạn hoạt động hiện tại mà còn có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn, giá trị pháp lý và khả năng khai thác của tài liệu đã được lưu giữ trong thời gian dài. Vì vậy, Quy chế đặt ra đồng thời các yêu cầu về kiểm soát truy cập, giám sát, ghi nhật ký, sao lưu, phục hồi, duy trì hoạt động liên tục và ứng cứu sự cố.

Đối với sao lưu và phục hồi, dữ liệu phải được sao lưu định kỳ, các bản sao phải được kiểm tra về khả năng phục hồi, được bảo vệ bằng các giải pháp như mã hóa, kiểm soát truy cập, phân tách môi trường lưu trữ và bảo quản tại vùng lưu trữ độc lập. Hệ thống phải có phương án duy trì hoạt động liên tục và khả năng phục hồi nhanh khi xảy ra sự cố kỹ thuật, sự cố an toàn thông tin, an ninh mạng hoặc thiên tai, thảm họa. 

Phụ lục IV của Quy chế cụ thể hóa quy trình sao lưu và phục hồi, trong đó yêu cầu xác định phạm vi dữ liệu, tần suất sao lưu, vị trí lưu trữ dự phòng và trách nhiệm của các bên liên quan; thực hiện sao lưu tối thiểu hằng ngày đối với kho lưu trữ điện tử, cơ sở dữ liệu đặc tả, nhật ký, cấu hình và dữ liệu kỹ thuật; kiểm tra định kỳ tính toàn vẹn và khả năng phục hồi của bản sao lưu. 

Đối với sự cố, Quy chế yêu cầu khi phát hiện hoặc nghi ngờ sự cố an toàn thông tin, đơn vị và cá nhân sử dụng hệ thống phải kịp thời ghi nhận hiện tượng, thời điểm, phạm vi ảnh hưởng ban đầu và thông báo cho đầu mối có trách nhiệm. Quy trình ứng phó bao gồm tiếp nhận, phân loại, khoanh vùng, cô lập nguồn nguy cơ, bảo vệ dữ liệu, khôi phục hệ thống, xác định nguyên nhân, đánh giá phạm vi ảnh hưởng, lập hồ sơ xử lý và triển khai các biện pháp phòng ngừa tái diễn. 

Giao nộp lưu trữ lịch sử: bước tiếp theo của quản trị tài liệu số

Một vấn đề có ý nghĩa lâu dài trong Quy chế là tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử. Hồ sơ thuộc diện này phải được giao nộp đầy đủ, đúng thời hạn, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, độ tin cậy và khả năng truy cập, khai thác; đồng thời phải đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật, tiêu chuẩn và cấu trúc dữ liệu. 

Phụ lục II thiết kế quy trình giao nộp theo phương thức số, trong đó hồ sơ được tập hợp, kiểm tra và đóng gói thành gói SIP. Đơn vị có thể lựa chọn nộp trực tiếp hoặc trực tuyến; với phương thức trực tuyến, gói SIP được chuyển qua kết nối Internet bằng tài khoản được cấp hoặc thông qua API. Sau khi tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định và phê duyệt, gói SIP đạt yêu cầu được chuyển thành gói AIP để đưa vào kho lưu trữ số. 

Cách tổ chức này cho thấy lưu trữ lịch sử trong môi trường số cũng đang chuyển từ phương thức bàn giao tài liệu vật lý sang trao đổi các gói dữ liệu có cấu trúc, có thông tin mô tả và có khả năng kiểm tra tính toàn vẹn. Vì vậy, chất lượng của hồ sơ tại đơn vị hình thành nguồn nộp lưu có vai trò quyết định đối với toàn bộ quá trình sau đó.

Cục Viễn thám quốc gia: chủ động chuẩn hóa hồ sơ và sẵn sàng kết nối hệ thống

Đối với Cục Viễn thám quốc gia, Quy chế đặt ra trước hết yêu cầu tổ chức triển khai thống nhất trong nội bộ Cục, gắn trách nhiệm lập hồ sơ với từng công việc và từng cá nhân. Cục cần tổ chức phổ biến Quy chế, rà soát danh mục hồ sơ hằng năm, phân định trách nhiệm giữa lãnh đạo, các phòng chuyên môn và bộ phận văn thư – lưu trữ; đồng thời bảo đảm công chức, viên chức lập, hoàn thiện và giao nộp hồ sơ điện tử đúng quy định. Đây là yêu cầu trực tiếp xuất phát từ trách nhiệm của các đơn vị thuộc Bộ trong việc xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ điện tử đúng thời hạn. 

Cục cũng cần rà soát hiện trạng hồ sơ điện tử đang hình thành và đang lưu giữ, nhất là các hồ sơ đã được tạo lập trước thời điểm Quy chế có hiệu lực. Những hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu về cấu trúc, định dạng, dữ liệu đặc tả hoặc xác thực cần được phân loại và chuẩn hóa theo lộ trình. Quy chế chuyển tiếp yêu cầu các đơn vị rà soát, phân loại tài liệu đã hình thành; trường hợp không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật thì thực hiện chuyển đổi định dạng và đóng gói phù hợp, bảo đảm giữ nguyên nội dung và các thuộc tính cơ bản của tài liệu gốc. 

Cùng với đó, Cục cần rà soát tài khoản và quyền truy cập của cán bộ, bảo đảm phân quyền đúng người, đúng vị trí việc làm và đúng nhiệm vụ; kịp thời điều chỉnh hoặc thu hồi quyền khi có thay đổi về nhân sự. Việc khai thác tài liệu cần được thực hiện đúng mục đích công vụ, đúng phạm vi được phân quyền; không tự ý sao chép, chuyển giao hoặc lưu trữ hồ sơ trên các thiết bị, dịch vụ bên ngoài khi chưa được phép.

Một nhiệm vụ quan trọng khác là chuẩn bị khả năng kết nối, tích hợp và giao nộp hồ sơ điện tử với Hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ. Đối với Cục Viễn thám quốc gia, việc này cần được thực hiện trên cơ sở phối hợp giữa bộ phận nghiệp vụ và đầu mối kỹ thuật, bảo đảm hồ sơ chuyên môn khi giao nộp có đầy đủ thành phần, dữ liệu đặc tả, thông tin xác thực và đáp ứng cấu trúc dữ liệu theo quy định. Cục đồng thời cần chủ động phối hợp với Văn phòng Bộ về các vấn đề nghiệp vụ lưu trữ và với Cục Chuyển đổi số đối với các vấn đề liên quan đến tài khoản, kết nối, tích hợp, vận hành kỹ thuật và an toàn thông tin.

Đặc biệt, trong quá trình triển khai, Cục cần coi an toàn dữ liệu và bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ là một yêu cầu xuyên suốt. Các phòng, đơn vị và cá nhân sử dụng hệ thống phải bảo vệ tài khoản, tuân thủ phân quyền, không tự ý chia sẻ tài liệu; khi phát hiện dấu hiệu mất an toàn thông tin, sai lệch hoặc mất dữ liệu phải thực hiện đúng quy trình thông báo và phối hợp xử lý sự cố. Đây cũng là cơ sở để bảo đảm hồ sơ chuyên môn của Cục có thể được khai thác lâu dài, phục vụ công tác quản lý nhà nước và hoạt động chuyên môn trong tương lai.

Quyết định số 3721/QĐ-BNNMT đã đặt ra một khung quản trị tương đối toàn diện đối với Hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ Nông nghiệp và Môi trường, trong đó nổi bật là năm yêu cầu xuyên suốt: chuẩn hóa việc lập hồ sơ; quản lý tập trung và liên thông dữ liệu; kiểm soát quyền truy cập và khả năng truy vết; bảo đảm an toàn thông tin, sao lưu và phục hồi; và tổ chức giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ lịch sử. Các yêu cầu này cho thấy lưu trữ trong môi trường số đang trở thành một cấu phần của quản trị dữ liệu và quản trị hoạt động của cơ quan nhà nước, thay vì chỉ là khâu cuối cùng sau khi công việc hoàn thành.

Đối với các đơn vị thuộc Bộ, hiệu quả của Quy chế sẽ phụ thuộc nhiều vào khả năng chuyển các quy định thành quy trình công việc cụ thể. Với Cục Viễn thám quốc gia, triển khai Quy chế cần được thực hiện theo hướng đưa quản lý hồ sơ điện tử trở thành một phần tự nhiên của quy trình xử lý công việc, từ khi nhiệm vụ được giao, quá trình thực hiện, hoàn thiện kết quả cho đến khi giao nộp và khai thác. Khi mỗi hồ sơ được tạo lập đúng, dữ liệu được chuẩn hóa, quyền truy cập được kiểm soát và thông tin được bảo vệ trong suốt vòng đời, Hệ thống lưu trữ điện tử mới thực sự trở thành một hạ tầng dữ liệu phục vụ quản lý, điều hành và chuyển đổi số của Bộ Nông nghiệp và Môi trường.